Společnost kreditní karty politiky, osvědčených postupů

Pokud vaše společnost vydává firemní kreditní karty, měli byste sestavit politiku, která stanoví, jak vaši zaměstnanci musí používat. To pomáhá vyhnout se zneužití kreditní karty, ať už náhodné nebo úmyslné, což snižuje riziko vydávání firemních kreditních karet. Politika musí být jasná a snadno srozumitelná. Mělo by obsahovat:

1. Povinnosti držitele firemní kreditní karty

firemní kreditní karty lze použít pouze pro obchodní výdaje, nikdy pro osobní výdaje., Pouze jmenovaný držitel karty může používat svou firemní kreditní kartu-nesmí být sdílen s kolegy. Držitelé jsou povinni splatit nic, co by strávit ten je mimo náklady společnosti a firemní kreditní karty politiky, tak oni jsou zodpovědní za porozumění pravidel a omezení.

2. Omezení výdajů na firemní kreditní kartu

je dobré stanovit přiměřené limity. Ty mohou být různé pro různé zaměstnance., Například mezinárodní obchodní profesionál pravděpodobně utratí více za zahraniční cestování a ubytování než někdo, kdo sídlí hlavně v jedné kanceláři. Někteří poskytovatelé firemních karet vydávají upozornění, když se zaměstnanci blíží ke svému výdajovému limitu. To varuje zaměstnance, že možná budou muset požádat o další povolení, a vlajky vyšší, než se očekávalo výdaje do finančního týmu.

3., Firemní karty využití výjimky

Některé položky mohou potřebovat zvláštní schválení – například, vysoké náklady, jako je zámořských letů, nebo výdaje na volnočasové aktivity pro klienta zábava nebo zaměstnanci události. Tyto výjimky jasně uveďte a vysvětlete, kdo je musí schválit a jak o to požádat. To pomůže vašim zaměstnancům získat povolení k nezbytným výdajům včas.

Další výjimkou může být výdaje na osobní výdaje v extrémních situacích., Pokud váš zaměstnanec je v nebezpečí, nebo má skutečně potřebují, by mohla umožnit výdaje na nezbytné dopravy nebo ubytování – ale politika musí stanovit přesné okolnosti a jak zaměstnanec by měl nechat víte, to se stalo.

4. Jak získat zpět výdaje na firemní kreditní kartu

vaše organizace potřebuje jasný záznam o výdajích na firemní kreditní karty, udržet kontrolu nad náklady a dodržování zásad. Stanovte konkrétně, jak by si zaměstnanci měli uchovávat a sdílet příjmy a jak a kdy mohou získat zpět peníze vynaložené na kreditní kartu, pokud jim účet přijde přímo., Pokud vaše organizace zaplatí účet, musíte se ujistit, že zaměstnanec poskytl obchodní odůvodnění a příjmy za každou účtovanou položku, před splatností platby zůstatku kreditní karty.

5. Co dělat, pokud je firemní kreditní karta ztracena nebo odcizena

firemní kreditní karty mohou mít vysoké limity, takže pokud jsou ztraceny, společnost by mohla ztratit z podvodných výdajů. Je důležité, aby zaměstnanci věděli, že musí okamžitě nahlásit ztrátu své karty a jak to udělat., Ujistěte se, že tento proces je jasně dohodnut s poskytovatelem firemních karet, takže mohou karty okamžitě zrušit, pokud chybí. Vysvětlete proces a časový rámec pro získání náhrady – to může mít dopad na vaše podnikání, pokud zaměstnanci čelí zákazníkům nemohou platit za základní cestování kvůli krádeži firemní kreditní karty.

zaměstnavatelé musí sledovat výdaje na firemní kreditní karty, aby se ujistili, že politika používání je účinná a aby sledovali rozpočty a použití., Moderní systém řízení výdajů, který je integrován s firemní kreditní karty poskytovatel systémů může pomoci minimalizovat rizika a poskytovat přesné údaje o tom, kdo je utrácí, co, kdy a kde. Přední systémy mohou generovat zprávy v reálném čase pouhým stisknutím tlačítka, což zdůrazňuje výjimky nebo trendy, které je třeba přezkoumat.

zpět nahoru

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *