Virksomhedskreditkortpolitik best practices

Hvis din virksomhed udsteder firmakreditkort, skal du udarbejde en politik, der beskriver, hvordan dine medarbejdere skal bruge dem. Dette hjælper med at undgå misbrug af kreditkort, enten utilsigtet eller bevidst, hvilket reducerer risikoen for udstedelse af firmakreditkort. Politikken skal være klar og let at forstå. Det bør omfatte:

1. Virksomhedens kreditkortindehavers ansvar

firmakreditkort kan kun bruges til forretningsudgifter, aldrig til personlige udgifter., Kun den navngivne Kortholder må bruge deres firmakreditkort – det må ikke deles med kolleger. Kortholdere er ansvarlige for at tilbagebetale noget, de bruger, der er uden for selskabets udgifter og corporate kreditkort politik, så de er ansvarlige for at forstå de regler og grænser.

2. Udgiftsgrænser på virksomhedens kreditkort

det er en god ide at sætte rimelige grænser. Disse kan være forskellige for forskellige medarbejdere., For eksempel vil en international salgsprofessionel sandsynligvis bruge mere på oversøiske rejser og indkvartering end nogen, der hovedsageligt er baseret på et kontorsted. Nogle virksomhedskortudbydere udsender advarsler, når medarbejderne nærmer sig deres udgiftsgrænse. Dette advarer medarbejderen om, at de muligvis skal anmode om ekstra godkendelse, og flag højere end forventet udgifter til finansieringsteamet.

3., Undtagelser for brug af firmakort

nogle varer kan have brug for ekstra godkendelser – for eksempel høje omkostninger som oversøiske flyvninger eller udgifter til fritidsaktiviteter til klientunderholdning eller personalearrangementer. Angiv disse undtagelser tydeligt, og forklar, hvem der skal godkende dem, og hvordan man anmoder om det. Dette vil hjælpe dine medarbejdere med at få godkendelse for nødvendige udgifter i god tid.

en anden undtagelse kan være udgifter til personlige udgifter i ekstreme situationer., Hvis din medarbejder er i fare eller har et reelt behov, kan du tillade udgifter til væsentlig transport eller indkvartering – men politikken skal angive de nøjagtige omstændigheder, og hvordan medarbejderen skal fortælle dig, at dette er sket.

4. Sådan genvinder du virksomhedens kreditkortudgifter

din organisation har brug for en klar oversigt over udgifterne til virksomhedens kreditkort for at holde kontrol med omkostningerne og overholdelse af politikken. Angiv specifikt, hvordan medarbejderne skal beholde og dele kvitteringer, og hvordan og hvornår de kan kræve penge brugt på kreditkortet, hvis regningen kommer direkte til dem., Hvis din organisation betaler regningen, skal du sørge for, at medarbejderen har givet forretningsmæssige begrundelser og kvitteringer for hver faktureret vare, før betaling af kreditkortsaldo forfalder.

5. Hvad skal man gøre, hvis firmakreditkortet går tabt eller stjålet

firmakreditkort kan have høje grænser, så hvis de går tabt, kan virksomheden tabe sig fra svigagtige udgifter. Det er vigtigt, at medarbejderne ved, at de skal rapportere tabet af deres kort med det samme, og hvordan man gør det., Sørg for, at denne proces er klart aftalt med virksomhedskortudbyderen, så de kan annullere kort med det samme, hvis de mangler. Forklar processen og tidsplanen for at få en erstatning – det kan påvirke din virksomhed, hvis kundevendte medarbejdere ikke kan betale for væsentlige rejser på grund af en corporate kreditkort tyveri.

arbejdsgivere skal overvåge udgifterne til virksomhedens kreditkort, for at sikre, at brugspolitikken er effektiv og for at holde styr på budgetter og brug., Et moderne omkostningsstyringssystem, der er integreret med virksomhedens kreditkortudbydersystemer, kan hjælpe med at minimere risikoen og give nøjagtige data om, hvem der bruger hvad, hvornår og hvor. Førende systemer kan generere rapporter i realtid med et tryk på en knap og fremhæve udgiftsundtagelser eller tendenser, der skal gennemgås.

Tilbage til toppen

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *