Yritys luottokortti politiikan parhaita käytäntöjä

Jos yrityksesi kysymyksiä yritysten luotto kortteja, sinun pitäisi koota politiikka esitetään, miten työntekijät täytyy käyttää niitä. Tämä auttaa välttämään luottokorttien väärinkäyttöä joko vahingossa tai tahallisesti, mikä vähentää yritysten luottokorttien liikkeeseen laskemisen riskiä. Politiikan on oltava selkeää ja helppotajuista. Sen tulee sisältää:

1. Yritysluottokortin haltijan vastuut

yritysluottokortteja voidaan käyttää vain liiketoimintakuluihin, ei koskaan henkilökohtaisiin menoihin., Vain nimetty kortinhaltija voi käyttää yrityksen luottokorttia-sitä ei saa jakaa kollegoiden kanssa. Kortinhaltija on velvollinen palauttamaan mitään, että he viettävät ulkopuolella yhtiön kulut ja yritysten luotto kortti politiikkaa, joten ne ovat vastuussa ymmärrystä sääntöjä ja rajoja.

2. Yritysluottokortin menorajat

on hyvä asettaa kohtuulliset rajat. Nämä voivat olla erilaisia eri työntekijöille., Esimerkiksi kansainvälisen myynnin ammattilainen todennäköisesti viettää enemmän ulkomaille matkustaminen ja majoitus kuin joku, joka on pääasiassa yksi toimisto sijainti. Jotkut yrityskorttien tarjoajat antavat hälytyksiä, kun työntekijät lähestyvät menorajaa. Tämä varoittaa työntekijää siitä, että he saattavat joutua pyytämään lisäselvitystä, ja liputtaa odotettua suurempia menoja rahoitusryhmälle.

3., Corporate card käyttö poikkeukset

Jotkin kohteet saattavat tarvita ylimääräisiä hyväksynnät – esimerkiksi, korkeat kustannukset, kuten lennot ulkomaille tai viettää vapaa-ajan toimintaa asiakkaan viihde tai henkilökunnan tapahtumia. Luettele nämä poikkeukset selkeästi ja selitä, kenen on hyväksyttävä ne ja miten sitä pyydetään. Tämä auttaa työntekijöitäsi saamaan selvitystä tarvittavista menoista hyvissä ajoin.

toinen poikkeus saattaa olla henkilökohtaisiin menoihin meneminen äärimmäisissä tilanteissa., Jos työntekijä on vaarassa tai on todellinen tarve, voisit salli menojen olennainen kuljetus tai majoitus – mutta politiikka on säädettävä tarkka olosuhteissa ja miten työntekijän tulee kertoa, että tämä on tapahtunut.

4. Miten takaisin yrityksen luottokortilla kulut

Oman organisaation tarpeisiin selkeä ennätys menoja yrityksen luottokorttia, pitää kustannusten hallintaa ja noudattamista politiikkaa. Vahvistetaan erityisesti sitä, miten työntekijöiden tulisi säilyttää ja jakaa kuitit, ja miten ja milloin he voivat takaisin rahaa käytetty luottokortti, jos lasku tulee suoraan heille., Jos organisaatio maksaa laskun, sinun täytyy varmistaa, että työntekijä on antanut liiketoimintaperusteet ja kuitit jokaisen kohteen ladattu, ennen luottokortin tasapaino maksu on maksettava.

5. Mitä tehdä, jos yritysluottokortti katoaa tai varastetaan

yritysten luottokorteilla voi olla korkeat rajat, joten jos ne ovat hukassa, yhtiö voi hävitä vilpillisistä menoista. On tärkeää, että työntekijät tietävät, että heidän on ilmoitettava korttinsa menettämisestä välittömästi ja miten se tehdään., Varmista, että tämä prosessi on selkeästi sovittu yrityskortin tarjoajan kanssa, jotta he voivat peruuttaa kortit heti, jos ne puuttuvat. Selittää prosessin ja aikataulun saada korvaava – se voi vaikuttaa liiketoimintaan, jos asiakas-päin työntekijöille ei voi maksaa, välttämätöntä matkustaa, koska yrityksen luottokortin varkaus.

työnantajien on seurattava yritysten luottokorttimenoja, varmistettava, että käyttöpolitiikka on tehokasta ja seurattava budjetteja ja käyttöä., Moderni kustannuksella hallinta-järjestelmä, joka on integroitu yrityksen luottokortin tarjoajan järjestelmät voivat auttaa minimoimaan riski ja antaa tarkkoja tietoja siitä, kuka on menoja mitä, milloin ja missä. Johtavat järjestelmät voivat tuottaa reaaliaikaisia raportteja napin painalluksella, korostaen menojen poikkeuksia tai suuntauksia, joita on tarkasteltava uudelleen.

Takaisin alkuun

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *