meilleures pratiques de la Politique de carte de crédit de l’entreprise

Si votre entreprise émet des cartes de crédit d’entreprise, vous devez établir une politique qui explique comment vos employés doivent les utiliser. Cela permet d’éviter une mauvaise utilisation des cartes de crédit, accidentelle ou délibérée, réduisant ainsi le risque d’émission de cartes de crédit d’entreprise. La politique doit être claire et facile à comprendre. Il devrait inclure:

1. Responsabilités du titulaire de la carte de crédit d’entreprise

Les cartes de crédit D’entreprise ne peuvent être utilisées que pour des dépenses professionnelles, jamais pour des dépenses personnelles., Seul le titulaire de carte nommé peut utiliser sa carte de crédit d’entreprise – elle ne doit pas être partagée avec des collègues. Les titulaires de carte sont tenus de rembourser tout ce qu’ils dépensent en dehors des dépenses de l’entreprise et de la Politique de carte de crédit de l’entreprise, ils sont donc responsables de comprendre les règles et les limites.

2. Limites de dépenses sur la carte de crédit d’entreprise

Il est judicieux de fixer des limites raisonnables. Ceux-ci peuvent être différents pour différents employés., Par exemple, un professionnel de la vente internationale dépensera probablement plus pour les voyages et l’hébergement à l’étranger que quelqu’un qui est principalement basé dans un seul bureau. Certains fournisseurs de cartes d’entreprise émettent des alertes lorsque les employés approchent de leur limite de dépenses. Cela avertit l’employé qu’il peut avoir besoin de demander une autorisation supplémentaire et signale des dépenses plus élevées que prévu à l’équipe des finances.

3., Exceptions à l’utilisation de la carte d’entreprise

certains articles peuvent nécessiter des approbations supplémentaires – par exemple, des coûts élevés tels que des vols à l’étranger, ou des dépenses en activités de loisirs pour le divertissement des clients ou des événements du personnel. Énumérez clairement ces exceptions et expliquez qui doit les approuver et comment les Demander. Cela aidera vos employés à obtenir l’autorisation pour les dépenses nécessaires en temps utile.

Une autre exception pourrait être pour les dépenses personnelles dans des situations extrêmes., Si votre employé est en danger ou a un besoin réel, vous pouvez autoriser des dépenses pour le transport ou l’hébergement essentiel – mais la politique doit stipuler les circonstances exactes et la façon dont l’employé doit vous informer que cela s’est produit.

4. Comment récupérer les frais de carte de crédit d’entreprise

votre organisation a besoin d’un enregistrement clair des dépenses sur les cartes de crédit d’entreprise, pour garder le contrôle des coûts et le respect de la Politique. Expliquez précisément comment les employés devraient conserver et partager les reçus, et comment et quand ils peuvent récupérer l’argent dépensé sur la carte de crédit si la facture leur arrive directement., Si votre organisation paie la facture, vous devez vous assurer que l’employé a fourni des justificatifs commerciaux et des reçus pour chaque article facturé, avant que le paiement du solde de la carte de crédit ne soit dû.

5. Que faire si la carte de crédit d’entreprise est perdue ou volée

Les cartes de crédit D’entreprise peuvent avoir des limites élevées, donc si elles sont perdues, l’entreprise pourrait perdre des dépenses frauduleuses. Il est important que les employés sachent qu’ils doivent signaler immédiatement la perte de leur carte et comment le faire., Assurez-vous que ce processus est clairement convenu avec le fournisseur de cartes d’entreprise, afin qu’il puisse annuler les cartes instantanément si elles disparaissent. Expliquez le processus et le calendrier pour obtenir un remplacement – Cela peut avoir un impact sur votre entreprise si les employés en contact avec le client ne peuvent pas payer pour un voyage essentiel en raison d’un vol de carte de crédit d’entreprise.

Les employeurs doivent surveiller les dépenses sur les cartes de crédit de l’entreprise, pour s’assurer que la Politique d’utilisation est efficace et pour garder une trace des budgets et de l’utilisation., Un système moderne de gestion des dépenses intégré aux systèmes des fournisseurs de cartes de crédit d’entreprise peut aider à minimiser les risques et fournir des données précises sur qui dépense quoi, quand et où. Les principaux systèmes peuvent générer des rapports en temps réel sur simple pression d’un bouton, mettant en évidence les exceptions de dépenses ou les tendances qui doivent être examinées.

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