vállalati hitelkártya-politika legjobb gyakorlatok

Ha a vállalat vállalati hitelkártyákat ad ki, össze kell állítania egy olyan irányelvet, amely meghatározza, hogy az alkalmazottainak hogyan kell használni őket. Ez segít elkerülni a hitelkártya-visszaélést, akár véletlen, akár szándékos, csökkentve a vállalati hitelkártyák kibocsátásának kockázatát. A politikának világosnak és könnyen érthetőnek kell lennie. Tartalmaznia kell:

1. A vállalati hitelkártya-tulajdonos felelőssége

A vállalati hitelkártyák csak üzleti költségekre használhatók, soha nem személyes kiadásokra., Csak a megnevezett kártyabirtokos használhatja vállalati hitelkártyáját – ezt nem szabad megosztani a kollégákkal. A kártyabirtokosok kötelesek visszafizetni mindazt, amit a cég kiadásain és vállalati hitelkártyapolitikáján kívül költenek, így ők felelősek a szabályok és korlátok megértéséért.

2. Kiadási korlátokat a vállalati hitelkártya

Ez egy jó ötlet, hogy ésszerű korlátokat. Ezek eltérőek lehetnek a különböző alkalmazottak számára., Például egy nemzetközi értékesítési szakember valószínűleg többet fog költeni a tengerentúli utazásokra és szállásokra, mint valaki, aki elsősorban egy irodai helyen található. Egyes vállalati kártyaszolgáltatók figyelmeztetéseket adnak ki, amikor az alkalmazottak megközelítik a kiadási korlátot. Ez arra figyelmezteti a munkavállalót, hogy szükség lehet külön engedélyre, és a vártnál nagyobb kiadásokat kell kérnie a pénzügyi csapatnak.

3., Vállalati kártyahasználati kivételek

egyes elemek további jóváhagyásokat igényelhetnek – például magas költségek, mint például a tengerentúli járatok, vagy szabadidős tevékenységekre fordított kiadások az ügyfelek szórakoztatására vagy a személyzet eseményeire. Sorolja fel ezeket a kivételeket világosan, és magyarázza el, kinek kell jóváhagynia őket, és hogyan kell azt kérni. Ez segít az alkalmazottaknak abban, hogy időben megkapják a szükséges kiadásokat.

egy másik kivétel lehet a szélsőséges helyzetekben a személyes kiadásokra fordított kiadások., Ha a munkavállaló veszélyben van, vagy van egy valódi szükség, akkor lehetővé teszi a kiadások alapvető közlekedési vagy Szállás – de a politika kell meghatározni a pontos körülményeket, és hogyan a munkavállaló tudatja Önnel, hogy ez történt.

4. Hogyan lehet visszaigényelni a vállalati hitelkártya-költségeket

a szervezetnek egyértelmű nyilvántartásra van szüksége a vállalati hitelkártyákra fordított kiadásokról, a költségek ellenőrzéséről és a politika betartásáról. Pontosan meg kell határozni, hogy a munkavállalóknak hogyan kell megtartaniuk és megosztaniuk a bevételeket, és hogyan és mikor tudják visszaigényelni a hitelkártyára költött pénzt, ha a számla közvetlenül hozzájuk érkezik., Ha a szervezet kifizeti a számlát, a hitelkártya-egyenleg esedékes kifizetése előtt meg kell győződnie arról, hogy a munkavállaló minden felszámított tételhez üzleti indoklást, nyugtát adott.

5. Mi a teendő, ha a vállalati hitelkártya elveszik vagy ellopják

A vállalati hitelkártyáknak magas korlátai lehetnek, így ha elvesznek, a vállalat elveszítheti a csalárd kiadásokat. Fontos, hogy az alkalmazottak tudják, hogy azonnal jelenteniük kell a kártyájuk elvesztését, és azt, hogyan kell ezt megtenni., Győződjön meg róla, hogy ez a folyamat egyértelműen egyetért a vállalati kártya szolgáltatóval, így azonnal törölhetik a kártyákat, ha hiányoznak. Magyarázza el a csere megszerzésének folyamatát és időtartamát – ez befolyásolhatja vállalkozását, ha az Ügyféllel szemben álló alkalmazottak nem tudnak fizetni az alapvető utazásért a vállalati hitelkártya-lopás miatt.

a Munkáltatók figyelemmel kell tölteni a cég hitelkártyák, hogy ellenőrizze a használati politika hatékony nyomon követni a költségvetés használat., A vállalati hitelkártya-szolgáltató rendszerekkel integrált modern költséggazdálkodási rendszer segíthet minimalizálni a kockázatot, és pontos adatokat szolgáltathat arról, hogy ki mire, mikor és hol költ. A vezető rendszerek valós idejű jelentéseket generálhatnak egy gombnyomással, kiemelve a kiadási kivételeket vagy a felülvizsgálatra szoruló trendeket.

vissza a tetejére

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük