Best practice sulla carta di credito aziendale

Se l’azienda emette carte di credito aziendali, è necessario compilare una politica che stabilisce come i dipendenti devono utilizzarle. Questo aiuta ad evitare l’uso improprio della carta di credito, accidentale o intenzionale, riducendo il rischio di emissione di carte di credito aziendali. La politica deve essere chiara e di facile comprensione. Dovrebbe includere:

1. Responsabilità del titolare della carta di credito aziendale

Le carte di credito aziendali possono essere utilizzate solo per spese aziendali, mai per spese personali., Solo il titolare della carta di nome può utilizzare la propria carta di credito aziendale – non deve essere condivisa con i colleghi. I titolari di carta sono tenuti a rimborsare tutto ciò che spendono che è al di fuori delle spese della società e della politica della carta di credito aziendale, quindi sono responsabili della comprensione delle regole e dei limiti.

2. Limiti di spesa sulla carta di credito aziendale

È una buona idea impostare limiti ragionevoli. Questi potrebbero essere diversi per i diversi dipendenti., Ad esempio, un professionista delle vendite internazionali probabilmente spenderà di più per viaggi e alloggi all’estero rispetto a qualcuno che si trova principalmente in un ufficio. Alcuni fornitori di carte aziendali emettono avvisi quando i dipendenti si avvicinano al loro limite di spesa. Questo avverte il dipendente che potrebbe essere necessario richiedere un ulteriore spazio e segnala una spesa superiore al previsto al team finanziario.

3., Eccezioni all’utilizzo della carta aziendale

Alcuni articoli potrebbero richiedere approvazioni aggiuntive, ad esempio costi elevati come i voli all’estero o la spesa per attività ricreative per l’intrattenimento dei clienti o gli eventi del personale. Elenca chiaramente queste eccezioni e spiega chi deve approvarle e come richiederle. Ciò aiuterà i dipendenti a guadagnare spazio per le spese necessarie in tempo utile.

Un’altra eccezione potrebbe essere per la spesa per spese personali in situazioni estreme., Se il tuo dipendente è in pericolo o ha un vero bisogno, potresti consentire la spesa per il trasporto o l’alloggio essenziali, ma la politica deve stabilire le circostanze esatte e come il dipendente dovrebbe farti sapere che questo è successo.

4. Come recuperare le spese della carta di credito aziendale

La tua organizzazione ha bisogno di una chiara registrazione della spesa per le carte di credito aziendali, per mantenere il controllo dei costi e l’aderenza alla politica. Di cui in particolare come i dipendenti dovrebbero conservare e condividere le ricevute, e come e quando possono recuperare i soldi spesi sulla carta di credito se il disegno di legge arriva direttamente a loro., Se l’organizzazione paga il conto, è necessario assicurarsi che il dipendente ha fornito giustificazioni aziendali e le ricevute per ogni elemento addebitato, prima che il pagamento del saldo della carta di credito è dovuto.

5. Cosa fare se la carta di credito aziendale viene persa o rubata

Le carte di credito aziendali possono avere limiti elevati, quindi se vengono perse, l’azienda potrebbe perdere dalla spesa fraudolenta. È importante che i dipendenti sappiano che devono segnalare immediatamente la perdita della loro carta e come farlo., Assicurati che questo processo sia chiaramente concordato con il fornitore di carte aziendali, in modo che possano annullare immediatamente le carte se scompaiono. Spiega il processo e i tempi per ottenere una sostituzione: potrebbe avere un impatto sulla tua attività se i dipendenti rivolti ai clienti non possono pagare i viaggi essenziali a causa di un furto di carta di credito aziendale.

I datori di lavoro devono monitorare la spesa per le carte di credito aziendali, per assicurarsi che la politica di utilizzo sia efficace e per tenere traccia dei budget e dell’utilizzo., Un moderno sistema di gestione delle spese integrato con i sistemi dei fornitori di carte di credito aziendali può aiutare a ridurre al minimo i rischi e fornire dati accurati su chi spende cosa, quando e dove. I sistemi leader possono generare report in tempo reale con il semplice tocco di un pulsante, evidenziando le eccezioni di spesa o le tendenze che devono essere riviste.

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