Selskapet kredittkort retningslinjer for beste praksis

Hvis din bedrift problemer selskapets kredittkort, bør du lage en policy som fastsetter hvordan de ansatte må bruke dem. Dette bidrar til å unngå kredittkort misbruk, enten utilsiktet eller bevisst, for å redusere risiko for utstedelse av selskapets kredittkort. Politikken må være tydelig og lett å forstå. Den bør inneholde:

1. Corporate credit kortholders ansvar

Eierstyring og kreditt-kort kan bare brukes for næringslivet, aldri for personlig forbruk., Bare kalt kortinnehaver kan bruke sine corporate credit card – det er ikke deles med kolleger. Kortholdere er ansvarlig for å tilbakebetale noe av det de bruker som er utenfor selskapets utgifter og eierstyring og kredittkort politikk, så de er ansvarlig for å forstå reglene og grensene.

2. Bruke grenser på bedriftens kredittkort

Det er en god idé å sette fornuftige grenser. Disse kan være forskjellige for ulike ansatte., For eksempel, en internasjonal sales professional vil sannsynligvis bruke mer på oversjøiske reiser og overnatting enn noen som er i hovedsak basert på ett kontor. Noen corporate card leverandører problemet varsler når ansatte nærmer seg bruksgrense. Dette advarer de ansatte om at de kanskje må be om ekstra klaring, og flagg høyere enn forventet utgifter til finans-teamet.

3., Corporate card bruk unntak

Noen elementer kan trenge ekstra godkjenninger, for eksempel, høye kostnader som utenlands flyreiser, eller å bruke på fritidsaktiviteter for klienten underholdning eller ansatte hendelser. Liste disse unntakene klart og forklare som trenger å godkjenne dem og hvordan du ber om det. Dette vil hjelpe dine ansatte få klarering for nødvendige utgifter i god tid.

et Annet unntak kan være for å bruke penger på personlige utgifter i ekstreme situasjoner., Hvis dine ansatte er i fare, eller som har et reelt behov, du kan gjøre det mulig å bruke penger på avgjørende transport eller overnatting – men politikken er behov for å fastsette den nøyaktige forhold og hvordan den ansatte skal la deg vet dette har skjedd.

4. Hvordan å gjenvinne eierstyring og kredittkort utgifter

Din organisasjon behov for en klar rekord for å bruke på selskapet kredittkort, for å holde kontroll på kostnader og overholdelse av retningslinjene. Sett ut spesielt hvordan ansatte bør beholde og dele kvitteringer, og hvordan og når de kan få tilbake penger som er brukt på kortet hvis regningen kommer direkte til dem., Hvis din organisasjon betaler regningen, må du sørge for at den ansatte har gitt virksomheten begrunnelser og kvitteringer for hvert element belastet før kredittkort balanse betaling.

5. Hva gjør du hvis bedriftens kreditt kortet er mistet eller stjålet

Eierstyring og kredittkort kan ha høye nivåer, så hvis de er tapt, kan selskapet stå å miste ut fra uredelig å bruke. Det er viktig at de ansatte vet at de må rapportere tapet av kortet umiddelbart og hvordan det skal gjøres., Sørg for at denne prosessen er klart avtalt med corporate card leverandør, slik at de kan avbryte kort umiddelbart hvis de går glipp av. Forklare prosessen og tidsskalaen for å få en erstatning – det kan ha en innvirkning på din bedrift, hvis kunden har overfor ansatte ikke kan betale for viktige reise på grunn av en bedrifts kredittkort tyveri.

Arbeidsgivere trenger for å overvåke å bruke på selskapet kredittkort, å sørge for at bruken politikken er effektiv, og for å holde styr på budsjetter og bruk., En moderne bekostning management system som er integrert med bedriftens kredittkort leverandør systemer kan bidra til å redusere risikoen og gi nøyaktige data om hvem som er å bruke hva, når og hvor. Ledende systemer kan skape real-time rapporter ved å trykke på en knapp, merke utgifter unntak eller trender som må gjennomgå.

Tilbake til toppen

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *