najlepsze praktyki w zakresie firmowych kart kredytowych

Jeśli Twoja firma wydaje firmowe karty kredytowe, powinieneś sporządzić politykę, która określa, w jaki sposób Twoi pracownicy muszą z nich korzystać. Pomaga to uniknąć niewłaściwego użycia karty kredytowej, przypadkowego lub celowego, zmniejszając ryzyko wydawania korporacyjnych kart kredytowych. Polityka musi być jasna i łatwa do zrozumienia. Powinien zawierać:

1. Obowiązki posiadacza korporacyjnych kart kredytowych

korporacyjne Karty kredytowe mogą być używane tylko na wydatki biznesowe, nigdy na wydatki osobiste., Tylko imienny Posiadacz karty może używać firmowej karty kredytowej – nie wolno jej udostępniać współpracownikom. Posiadacze kart są zobowiązani do spłaty wszystkiego, co wydadzą, co wykracza poza wydatki firmy i korporacyjne zasady dotyczące kart kredytowych, więc są odpowiedzialni za zrozumienie Zasad i ograniczeń.

2. Limity wydatków na firmową kartę kredytową

warto ustawić rozsądne limity. Mogą one być różne dla różnych pracowników., Na przykład, specjalista ds. sprzedaży międzynarodowej prawdopodobnie wyda więcej na zagraniczne podróże i zakwaterowanie niż ktoś, kto ma głównie siedzibę w jednej lokalizacji biurowej. Niektórzy dostawcy kart firmowych wydają alerty, gdy pracownicy zbliżają się do limitu wydatków. Ostrzega to pracownika, że może być konieczne zażądanie dodatkowego poświadczenia i oznacza wyższe niż oczekiwano wydatki dla zespołu finansowego.

3., Wyjątki korzystania z karty firmowej

niektóre przedmioty mogą wymagać dodatkowych zezwoleń-na przykład wysokie koszty, takie jak loty zagraniczne, lub wydatki na rozrywkę dla klientów lub imprezy dla personelu. Wymień te wyjątki jasno i wyjaśnij, kto musi je zatwierdzić i jak o nie poprosić. Pomoże to Twoim pracownikom uzyskać rozliczenie niezbędnych wydatków w odpowiednim czasie.

innym wyjątkiem mogą być wydatki na osobiste wydatki w ekstremalnych sytuacjach., Jeśli twój pracownik jest w niebezpieczeństwie lub ma prawdziwą potrzebę, możesz pozwolić na wydatki na niezbędny transport lub zakwaterowanie – ale polityka musi określać dokładne okoliczności i sposób, w jaki pracownik powinien poinformować Cię o tym.

4. Jak odzyskać wydatki na firmowe karty kredytowe

Twoja organizacja potrzebuje jasnej ewidencji wydatków na firmowe karty kredytowe, aby zachować kontrolę nad kosztami i przestrzeganiem zasad. Określ szczegółowo, w jaki sposób pracownicy powinni przechowywać i udostępniać paragony oraz w jaki sposób i kiedy mogą odzyskać pieniądze wydane na kartę kredytową, jeśli rachunek trafi bezpośrednio do nich., Jeśli Twoja organizacja płaci rachunek, musisz upewnić się, że pracownik dostarczył uzasadnienia biznesowe i pokwitowania dla każdego obciążonego przedmiotu, zanim należna będzie płatność salda karty kredytowej.

5. Co zrobić, jeśli korporacyjna karta kredytowa zostanie zgubiona lub skradziona

korporacyjne Karty kredytowe mogą mieć wysokie limity, więc jeśli zostaną utracone, firma może stracić na oszukańczych wydatkach. Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, że muszą natychmiast zgłosić utratę karty i jak to zrobić., Upewnij się, że proces ten jest wyraźnie uzgodniony z dostawcą kart firmowych, aby mógł natychmiast anulować karty w przypadku ich zaginięcia. Wyjaśnij proces i czas potrzebny na wymianę-może to mieć wpływ na Twoją firmę, jeśli pracownicy obsługujący klienta nie będą mogli zapłacić za istotną podróż z powodu kradzieży firmowej karty kredytowej.

pracodawcy muszą monitorować wydatki na firmowe karty kredytowe, aby upewnić się, że polityka użytkowania jest skuteczna i śledzić budżety i wykorzystanie., Nowoczesny system zarządzania wydatkami zintegrowany z korporacyjnymi systemami dostawców kart kredytowych może pomóc zminimalizować ryzyko i dostarczyć dokładnych danych o tym, kto co wydaje, kiedy i gdzie. Wiodące systemy mogą generować raporty w czasie rzeczywistym za naciśnięciem przycisku, podkreślając wyjątki dotyczące wydatków lub trendy wymagające przeglądu.

wróć do góry

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *