as melhores práticas da Política de cartões de crédito da empresa

Se a sua empresa emitir cartões de crédito da empresa, você deve compilar uma política que define como os seus funcionários devem usá-los. Isso ajuda a evitar o uso indevido de cartão de crédito, acidental ou deliberado, reduzindo o risco de emissão de cartões de crédito corporativos. A política tem de ser clara e fácil de compreender. Deve incluir:

1. As responsabilidades do titular do cartão de crédito corporativo

cartões de crédito corporativo só podem ser usados para despesas de negócios, nunca para gastos pessoais., Apenas o titular do cartão nomeado pode usar o seu cartão de crédito corporativo-não é para ser compartilhado com colegas. Os titulares de cartões são responsáveis por pagar qualquer coisa que eles gastam que esteja fora das despesas da empresa e política de cartão de crédito corporativo, então eles são responsáveis por entender as regras e limites.2. Limites de gastos no cartão de crédito corporativo

é uma boa ideia estabelecer limites razoáveis. Estes podem ser diferentes para diferentes funcionários., Por exemplo, um profissional de vendas internacional provavelmente gastará mais em viagens e acomodações no exterior do que alguém que está principalmente baseado em um local de escritório. Alguns provedores de cartões corporativos emitem alertas quando os funcionários estão se aproximando do seu limite de gastos. Isto adverte o empregado que eles podem precisar de solicitar autorização extra, e sinaliza gastos mais elevados do que o esperado para a equipe financeira.

3., Exceções ao uso de cartões corporativos

alguns itens podem precisar de aprovações extras-por exemplo, altos custos como voos no exterior, ou gastos em atividades de lazer para entretenimento de clientes ou eventos de pessoal. Enumere claramente essas exceções e explique quem precisa aprová-las e como solicitá-las. Isso ajudará seus funcionários a obter a liberação para as despesas necessárias em tempo útil.outra exceção pode ser para gastos com despesas pessoais em situações extremas., Se o seu empregado está em perigo ou tem uma necessidade real, você pode permitir gastos em transporte essencial ou alojamento – mas a Política precisa estipular as circunstâncias exatas e como o empregado deve deixá-lo saber que isso aconteceu.4. Como recuperar as despesas de cartão de crédito corporativo

sua organização precisa de um registro claro de gastos em cartões de crédito da empresa, para manter o controle de custos e a adesão à política. Definir especificamente como os funcionários devem reter e compartilhar recibos, e como e quando eles podem recuperar o dinheiro gasto no cartão de crédito se a conta vem diretamente para eles., Se a sua organização pagar a conta, você precisa ter certeza de que o empregado forneceu justificativas de negócio e recibos para cada item cobrado, antes do pagamento do saldo do cartão de crédito é devido.

5. O que fazer se o cartão de crédito corporativo é perdido ou roubado

cartões de crédito corporativo pode ter altos limites, então se eles estão perdidos, a empresa pode ficar a perder a partir de gastos fraudulentos. É importante que os funcionários saibam que devem relatar a perda de seu cartão imediatamente e como fazê-lo., Certifique-se de que este processo é claramente acordado com o provedor de cartão corporativo, para que eles possam cancelar cartões instantaneamente se eles desaparecerem. Explique o processo e a escala de tempo para obter uma substituição – pode afetar o seu negócio se os funcionários voltados para o cliente não podem pagar por viagens essenciais por causa de um roubo de cartão de crédito corporativo.

os empregadores precisam monitorar os gastos com cartões de crédito da empresa, para se certificar de que a Política de uso é eficaz e para manter o controle dos orçamentos e uso., Um moderno sistema de gestão de despesas integrado com os sistemas corporativos de fornecedores de cartões de crédito pode ajudar a minimizar o risco e fornecer dados precisos sobre quem está gastando o quê, quando e onde. Os sistemas líderes podem gerar relatórios em tempo real ao toque de um botão, destacando exceções de gastos ou tendências que precisam ser revistas.

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