Companie card de credit politica de bune practici

Dacă firma dvs. probleme corporative cărți de credit, ar trebui să alcătuiască o politică care stabilește modul în care angajații trebuie să le folosească. Acest lucru ajută la evitarea utilizării necorespunzătoare a cardului de credit, fie accidental, fie deliberat, reducând riscul emiterii cardurilor de credit corporative. Politica trebuie să fie clară și ușor de înțeles. Ar trebui să includă:

1. Responsabilitățile deținătorului cardului de credit corporativ

cardurile de credit corporative pot fi utilizate numai pentru cheltuieli de afaceri, niciodată pentru cheltuieli personale., Numai titularul cardului numit poate utiliza cardul de credit corporativ – nu trebuie împărtășit colegilor. Deținătorii de carduri sunt obligați să ramburseze tot ceea ce cheltuiesc în afara cheltuielilor companiei și a politicii de card de credit corporativ, astfel încât aceștia sunt responsabili pentru înțelegerea regulilor și limitelor.

2. Limitele de cheltuieli pe cardul de credit corporativ

este o idee bună să setați limite rezonabile. Acestea ar putea fi diferite pentru diferiți angajați., De exemplu, un profesionist în vânzări internaționale va cheltui probabil mai mult pentru călătorii și cazare în străinătate decât cineva care are sediul în principal într-o locație de birou. Unii furnizori de carduri corporative emite alerte atunci când angajații se apropie de limita de cheltuieli. Acest lucru avertizează angajatul că ar putea fi necesar să solicite o autorizare suplimentară și indică cheltuieli mai mari decât cele preconizate echipei financiare.

3., Excepții de utilizare a cardului corporativ

unele articole pot avea nevoie de aprobări suplimentare-de exemplu, costuri ridicate, cum ar fi zborurile de peste mări sau cheltuielile pentru activități de agrement pentru divertismentul clienților sau evenimente ale personalului. Enumerați aceste excepții în mod clar și explicați cine trebuie să le aprobe și cum să le solicitați. Acest lucru va ajuta angajații dvs. să obțină clearance-ul pentru cheltuielile necesare în timp util.o altă excepție ar putea fi cheltuielile cu cheltuielile personale în situații extreme., Dacă angajatul dvs. este în pericol sau are o nevoie reală, puteți permite cheltuielile cu transportul sau cazarea esențiale – dar politica trebuie să stipuleze circumstanțele exacte și modul în care angajatul ar trebui să vă anunțe că s-a întâmplat acest lucru.

4. Cum să recuperați cheltuielile cu cardurile de credit corporative

organizația dvs. are nevoie de o evidență clară a cheltuielilor cu cardurile de credit ale companiei, pentru a păstra controlul costurilor și respectarea Politicii. Stabiliți în mod specific modul în care angajații ar trebui să păstreze și să împartă încasările și cum și când pot recupera banii cheltuiți pe cardul de credit dacă factura vine direct la ei., Dacă organizația dvs. plătește factura, trebuie să vă asigurați că angajatul a furnizat justificări și chitanțe de afaceri pentru fiecare articol taxat, înainte de plata soldului cardului de credit.

5. Ce trebuie să faceți dacă cardul de credit corporativ este pierdut sau furat

cardurile de credit corporative pot avea limite mari, astfel încât, dacă sunt pierdute, compania ar putea pierde din cheltuielile frauduloase. Este important ca angajații să știe că trebuie să raporteze imediat pierderea cardului și cum să facă acest lucru., Asigurați-vă că acest proces este în mod clar convenit cu furnizorul de carduri corporative, astfel încât să poată anula cardurile instantaneu dacă lipsesc. Explicați procesul și intervalul de timp pentru obținerea unui înlocuitor – poate afecta afacerea dvs. dacă angajații care se confruntă cu clienții nu pot plăti pentru călătoriile esențiale din cauza furtului unui card de credit corporativ.angajatorii trebuie să monitorizeze cheltuielile cu cardurile de credit ale companiei, să se asigure că Politica de utilizare este eficientă și să țină evidența bugetelor și a utilizării., Un sistem modern de gestionare a cheltuielilor care este integrat cu sistemele furnizorilor de carduri de credit corporative poate ajuta la minimizarea riscurilor și poate oferi date exacte despre cine cheltuiește ce, când și unde. Sistemele de vârf pot genera rapoarte în timp real prin simpla apăsare a unui buton, evidențiind excepțiile de cheltuieli sau tendințele care trebuie revizuite.

înapoi la început

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *