företagets policy för kreditkort

om ditt företag utfärdar företagskreditkort bör du sammanställa en policy som anger hur dina anställda måste använda dem. Detta bidrar till att undvika missbruk av kreditkort, antingen oavsiktlig eller avsiktlig, minska risken för att utfärda företagskreditkort. Politiken måste vara tydlig och lätt att förstå. Det bör innehålla:

1. Corporate kreditkortsinnehavarens ansvar

Corporate kreditkort kan endast användas för företagskostnader, aldrig för personliga utgifter., Endast den namngivna kortinnehavaren får använda sitt företags kreditkort – Det är inte att delas med kollegor. Kortinnehavare är skyldiga att betala tillbaka allt som de spenderar som ligger utanför företagets kostnader och företagets kreditkortspolicy, så de är ansvariga för att förstå reglerna och gränserna.

2. Utgiftsbegränsningar på företagets kreditkort

det är en bra idé att sätta rimliga gränser. Dessa kan vara olika för olika anställda., Till exempel, en internationell försäljning professionell kommer sannolikt att spendera mer på utländska resor och boende än någon som huvudsakligen är baserad på ett kontor. Vissa företagskortleverantörer utfärdar varningar när anställda närmar sig sin utgiftsgräns. Detta varnar den anställde att de kan behöva begära extra clearance, och flaggor högre än väntat utgifter till finans laget.

3., Undantag för företagskortanvändning

vissa objekt kan behöva extra godkännanden – till exempel höga kostnader som utländska flygningar eller utgifter för fritidsaktiviteter för kundunderhållning eller personalhändelser. Lista dessa undantag tydligt och förklara vem som behöver godkänna dem och hur man begär det. Detta kommer att hjälpa dina anställda att få clearance för nödvändiga utgifter i god tid.

ett annat undantag kan vara för utgifter för personliga utgifter i extrema situationer., Om din anställd är i fara eller har ett verkligt behov, kan du tillåta utgifter för viktiga transporter eller boende – men politiken måste ange de exakta omständigheterna och hur arbetstagaren ska låta dig veta att detta har hänt.

4. Hur man återkräver företagens kreditkortsutgifter

din organisation behöver en tydlig redovisning av utgifterna för företagets kreditkort, att hålla kontroll över kostnader och efterlevnad av politiken. Ange specifikt hur anställda ska behålla och dela kvitton, och hur och när de kan återta pengar som spenderas på kreditkortet om räkningen kommer direkt till dem., Om din organisation betalar räkningen, måste du se till att den anställde har lämnat affärs motiveringar och kvitton för varje objekt debiteras, innan kreditkortsbetalningen förfaller.

5. Vad gör man om företagets kreditkort förloras eller stulits

företags kreditkort kan ha höga gränser, så om de är förlorade, företaget kan stå att förlora från bedrägliga utgifter. Det är viktigt att anställda vet att de måste rapportera förlusten av sitt kort omedelbart och hur man gör det., Se till att denna process är klart överens med företagets kortleverantör, så att de kan avbryta kort direkt om de går saknas. Förklara processen och tidsskala för att få en ersättare – Det kan påverka ditt företag om kunden inför anställda inte kan betala för viktiga resor på grund av en företags kreditkortsstöld.

arbetsgivare måste övervaka utgifterna för företagets kreditkort, för att se till att användningspolicyn är effektiv och för att hålla reda på budgetar och användning., Ett modernt kostnadshanteringssystem som är integrerat med företagets kreditkortsleverantörssystem kan bidra till att minimera risken och ge korrekta uppgifter om vem som spenderar vad, när och var. Ledande system kan generera realtidsrapporter med en knapptryckning och markera utgiftsundantag eller trender som behöver granskas.

tillbaka till toppen

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *