Unternehmenskreditkartenrichtlinie Best Practices

Wenn Ihr Unternehmen Unternehmenskreditkarten ausstellt, sollten Sie eine Richtlinie erstellen, in der festgelegt wird, wie Ihre Mitarbeiter sie verwenden müssen. Dies hilft, versehentlichen oder vorsätzlichen Missbrauch von Kreditkarten zu vermeiden, wodurch das Risiko der Ausgabe von Unternehmenskreditkarten verringert wird. Die Politik muss klar und leicht verständlich sein. Es sollte enthalten:

1. Die Verantwortlichkeiten des Kreditkarteninhabers

Firmenkreditkarten können nur für Geschäftskosten verwendet werden, niemals für persönliche Ausgaben., Nur der genannte Karteninhaber darf seine Firmenkreditkarte verwenden – sie darf nicht mit Kollegen geteilt werden. Karteninhaber sind verpflichtet, alles zurückzuzahlen, was sie ausgeben, die außerhalb der Ausgaben des Unternehmens und Corporate Kreditkartenpolitik ist, so dass sie für das Verständnis der Regeln und Grenzen verantwortlich sind.

2. Ausgabenlimits für die Corporate Kreditkarte

Es ist eine gute Idee, angemessene Grenzen zu setzen. Diese können für verschiedene Mitarbeiter unterschiedlich sein., Zum Beispiel wird ein internationaler Verkaufsprofi wahrscheinlich mehr für Auslandsreisen und Unterkünfte ausgeben als jemand, der hauptsächlich an einem Bürostandort ansässig ist. Einige Unternehmenskartenanbieter geben Warnungen aus, wenn sich die Mitarbeiter ihrem Ausgabenlimit nähern. Dies warnt den Mitarbeiter, dass er möglicherweise zusätzliche Freigabe anfordern muss, und weist dem Finanzteam höhere Ausgaben als erwartet zu.

3., Ausnahmen von der Verwendung von Unternehmenskarten

Einige Artikel benötigen möglicherweise zusätzliche Genehmigungen – zum Beispiel hohe Kosten wie Überseeflüge oder Ausgaben für Freizeitaktivitäten für Kundenunterhaltung oder Mitarbeiterveranstaltungen. Listen Sie diese Ausnahmen klar auf und erklären Sie, wer sie genehmigen und anfordern muss. Dies wird Ihren Mitarbeitern helfen, rechtzeitig die Freigabe für notwendige Ausgaben zu erhalten.

Eine weitere Ausnahme könnten Ausgaben für persönliche Ausgaben in extremen Situationen sein., Wenn Ihr Mitarbeiter in Gefahr ist oder einen echten Bedarf hat, können Sie Ausgaben für wichtige Transporte oder Unterkünfte zulassen – aber die Politik muss die genauen Umstände festlegen und wie der Mitarbeiter Sie darüber informieren sollte.

4. Wie Corporate Kreditkartenausgaben zurückzufordern

Ihr Unternehmen braucht eine klare Aufzeichnung der Ausgaben für Firmenkreditkarten, die Kontrolle über die Kosten und die Einhaltung der Politik zu halten. Legen Sie insbesondere fest, wie Mitarbeiter Belege aufbewahren und freigeben sollen und wie und wann sie Geld für die Kreditkarte zurückfordern können, wenn die Rechnung direkt an sie geht., Wenn Ihre Organisation die Rechnung bezahlt, müssen Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter für jeden berechneten Artikel geschäftliche Rechtfertigungen und Quittungen vorgelegt hat, bevor die Zahlung per Kreditkarte fällig wird.

5. Was tun, wenn die Corporate Kreditkarte verloren geht oder gestohlen wird

Corporate Kreditkarten können hohe Grenzen haben, so dass, wenn sie verloren gehen, könnte das Unternehmen aus betrügerischen Ausgaben zu verlieren stehen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, dass sie den Verlust ihrer Karte sofort melden müssen und wie dies zu tun ist., Stellen Sie sicher, dass dieser Vorgang mit dem Unternehmenskartenanbieter klar vereinbart ist, damit er Karten sofort stornieren kann, wenn sie fehlen. Erläutern Sie den Prozess und die Zeitskala für einen Ersatz – es kann sich auf Ihr Unternehmen auswirken, wenn kundenorientierte Mitarbeiter aufgrund eines Kreditkartendiebstahls im Unternehmen nicht für wichtige Reisen bezahlen können.

Arbeitgeber müssen die Ausgaben für Firmenkreditkarten überwachen, um sicherzustellen, dass die Nutzungsrichtlinie wirksam ist und um Budgets und Nutzung zu verfolgen., Ein modernes Kostenmanagementsystem, das in Kreditkartenanbietersysteme von Unternehmen integriert ist, kann dazu beitragen, Risiken zu minimieren und genaue Daten darüber bereitzustellen, wer was wann und wo ausgibt. Führende Systeme können auf Knopfdruck Echtzeitberichte erstellen, die Ausnahmen oder Trends hervorheben, die überprüft werden müssen.

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